Documento y expediente electrónico

Un documento electrónico no es un fichero: es una agrupación lógica, un contenedor cuya estructura se define mediante XSD. Dentro va el contenido, pero también la información que describe ese contenido y la firma que lo respalda.

Un mismo documento puede pertenecer a más de un expediente. Esto tiene sentido en cuanto se piensa en un certificado o un informe que sirve de base a dos procedimientos distintos: no se duplica, se referencia desde los dos.

La herramienta de la Administración para la gestión de documentos y expedientes electrónicos conforme al ENI es INSIDE.

Contenedor definido con XSD, reutilizable en varios expedientes, gestionado con INSIDE.

El documento electrónico se compone de tres bloques: contenido, metadatos y firma.

El contenido puede ir como datos XML (CDATA), como valor binario o como una referencia. Lleva además un nombre de formato, que se toma del Catálogo de Estándares, y un identificador que es opcional.

Los metadatos son la parte que más se pregunta, porque varios de ellos tienen valores tasados.

El bloque de firma recoge el tipo de firma y su contenido. En cuanto al tipo, el CSV (código seguro de verificación) es solo usable por la Administración, y cada organismo debe publicar su algoritmo de generación del CSV. La alternativa son las firmas avanzadas: XAdES, PAdES y CAdES.

Origen: 0 es ciudadano y 1 es Administración. Es un valor binario que se pregunta tal cual, y quien lo memoriza al revés pierde la pregunta entera.

El expediente electrónico agrupa documentos, y un expediente puede tener subexpedientes. Ahora bien, la información como tal está en el documento: el expediente es la carpeta, no el contenido.

Su contenido son cuatro piezas: los documentos, que pueden ser independientes, estar dentro de una carpeta o dentro de un subexpediente; el índice; la firma del índice; y los metadatos.

El índice es la estructura que gobierna los documentos del expediente y su fecha de incorporación. De cada documento contiene tres datos: su identificador, su huella o hash y la fecha de incorporación.

De ahí sale el dato más preguntado del apartado: lo que se firma de un expediente es su índice. Como el índice guarda el hash de cada documento, firmar el índice equivale a firmar indirectamente todo el expediente, y cualquier alteración de un documento rompería su huella.

Se firma el índice, no los documentos ni el expediente entero. El hash de cada documento es lo que hace que esa firma valga por todo.

Los metadatos del expediente se parecen a los del documento, pero no son idénticos: aquí aparecen la fecha de apertura, la clasificación y el interesado, que en el documento no existen.

• Versión NTI.
• Identificador.
• Órgano, mediante su código DIR3.
• Fecha de apertura.
• Clasificación, según el SIA.
• Estado: abierto, cerrado o índice para remisión cerrado.
• Interesado, identificado por NIF, NIE o DIR3.