Actuación automatizada y CSV
Qué ocurre cuando la Administración dicta un acto sin que ningún empleado público intervenga, cómo se firma entonces ese acto y cómo funciona el código seguro de verificación.
Qué es una actuación administrativa automatizada
Se entiende por actuación administrativa automatizada cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo, y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público.
Son dos condiciones y hay que exigir las dos. Que sea íntegramente electrónica no basta: un empleado que resuelve por ordenador y firma con su certificado hace una actuación electrónica, no automatizada. Y que no intervenga un empleado tampoco basta por sí solo: tiene que ocurrir dentro de un procedimiento administrativo. El ejemplo típico es el certificado que la aplicación emite sola cuando se cumplen las condiciones programadas.
La actuación administrativa automatizada es el artículo 41 de la Ley 40/2015, y sus sistemas de firma, el artículo 42.
Íntegramente por medios electrónicos y sin intervención directa de un empleado público. Si falta cualquiera de las dos notas, no es automatizada.
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Artículo que la define: 41 de la Ley 40/2015
Requisitos: íntegramente electrónica, dentro de un procedimiento y sin intervención directa de un empleado público
Cómo se firma si no hay empleado público
Si nadie firma a mano, hay que resolver un problema evidente: cómo se sabe que el documento lo ha emitido de verdad la Administración y que nadie lo ha alterado por el camino. Para eso existen dos sistemas de firma propios de la actuación automatizada, y solo dos.
- El sello electrónico de Administración Pública.
- El código seguro de verificación (CSV).
Solo dos: sello electrónico de Administración Pública y código seguro de verificación.
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Los dos únicos sistemas: sello electrónico de Administración Pública y código seguro de verificación
Por qué solo dos: en la actuación automatizada no interviene ningún empleado público
El código seguro de verificación
La Administración General del Estado y sus organismos públicos vinculados o dependientes podrán utilizar sistemas de código seguro de verificación de documentos en el desarrollo de actuaciones automatizadas.
Ese código vinculará al órgano u organismo y, en su caso, a la persona firmante del documento, permitiéndose en todo caso comprobar la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente. En la práctica es la cadena de caracteres que aparece impresa al pie de un certificado o de una resolución: quien la recibe entra en la sede, teclea el código y contrasta que el papel que tiene delante coincide con el documento electrónico original.
El CSV vincula el documento a un órgano (y en su caso a un firmante) y se coteja entrando en la sede electrónica.
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A quién vincula: al órgano y, en su caso, al firmante
Dónde se comprueba la integridad: accediendo a la sede electrónica
Qué tiene que garantizar el sistema de CSV
El sistema de código seguro de verificación no vale con que exista: la norma le impone tres garantías, y cada una tapa un agujero distinto.
| Garantía | Qué problema evita |
|---|---|
| El carácter único para cada documento | Que un mismo código pueda amparar dos documentos distintos |
| La posibilidad de verificar el documento por el tiempo establecido | Que el código deje de servir antes de tiempo y el documento quede sin forma de comprobarse |
| Su vinculación con el documento generado y con el firmante | Que el código no permita saber a qué documento y a quién corresponde |
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Las tres garantías: único por documento, verificable durante el tiempo establecido y vinculado al documento y al firmante
Dónde se verifica: en la sede electrónica del organismo
Cuando al CSV se le superpone un sello electrónico
El código seguro de verificación tiene una limitación práctica: obliga a acudir a la sede electrónica para cotejar el código. Mientras el documento circule dentro del país eso es asumible, pero cuando el destinatario es otra Administración o un sistema externo, esa visita a la sede es un estorbo.
Por eso la norma permite superponer al CSV la firma mediante sello electrónico, con un doble objetivo declarado: mejorar la interoperabilidad electrónica y hacer posible verificar la autenticidad del documento sin tener que entrar en la sede a cotejar el código. Los dos sistemas conviven en el mismo documento: el CSV para quien quiera cotejar en la sede, y la firma con sello para quien pueda validar el documento por sí mismo.
La firma mediante sello electrónico se superpone al CSV, no lo sustituye, y lo que persigue es la interoperabilidad.
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Qué permite superponer el sello al CSV: verificar la autenticidad sin pasar por la sede electrónica
Para qué sirve: para la interoperabilidad entre Administraciones